Snelle samenvatting
Een hoge time to fill betekent gemiste productiviteit, hoge kosten en een grotere kans op afhakers. Hoe je sneller van vacature naar voorstel komt? Denk aan zelf campagnes draaien, AI inzetten, gesprekken combineren en het proces strak organiseren. Ook soft conversions, automatische pre-screening en een actieve talentpool maken het verschil. Met RMA pas je deze tips makkelijk toe en dat loont: organisaties die de mogelijkheden van RMA volledig benutten, vullen hun vacatures gemiddeld 11 dagen sneller in.
Hoe lang doe je erover om jouw vacatures in te vullen? Hoor je bij de lucky few die het in minder dan 3 weken redden? Of zou je de time to fill graag inkorten? Lees dan snel verder! In dit artikel geven we 7 praktische tips om sneller kandidaten aan te trekken, te selecteren en aan te nemen. Zodat die ene persoon in het team niet lang gemist hoeft te worden en je hoge kosten voorkomt!
Het verschil tussen de time to fill en time to hire
De time to fill geeft aan hoeveel dagen je nodig hebt om van een vacatureplaatsing tot een geaccepteerd voorstel te komen. Hoe sneller je goede kandidaten weet aan te trekken en te selecteren, hoe lager je time to fill. Het zegt dus iets over de effectiviteit én efficiëntie van je recruitment strategie en daarmee is het een belangrijke KPI om in het oog te houden.
De time to fill en time to hire worden nog weleens door elkaar gebruikt, maar er zit een duidelijk verschil tussen. Bij de time to fill begint de klok te lopen vanaf het moment dat je de vacature openzet. De time to hire start pas zodra een kandidaat solliciteert. Daardoor zegt de time to hire vooral iets over hoe soepel je sollicitatieproces verloopt, terwijl de time to fill ook inzicht geeft in hoe snel je geschikte kandidaten weet aan te trekken.
De gemiddelde time to fill
Er zingen allerlei cijfers rond als het gaat om time to fill. Uit ons RMA Trends Rapport 2025 komt een gemiddelde van 22 dagen, terwijl andere onderzoeken soms wel het dubbele aantal dagen laten zien. In de State of Hiring 2025 van Tellent hebben ze het over 37,1 dagen in de Benelux. Ergens tussen de 22 en 40 dagen is gebruikelijk, maar je ziet grote verschillen tussen regio’s, functiesoorten en branches.
Hoe korter, hoe beter – waarom de time to fill belangrijk is
Je wilt je time to fill het liefst zo kort mogelijk houden, omdat:
- Een lange time to fill kan duiden op een traag recruitment proces en daarbij is de kans op tussentijds afhaken door kandidaten erg groot. En dat is weer zonde van al de tijd en het geld dat je gestoken hebt in het aantrekken van kandidaten.
- Een lange wervingstijd kan ook te wijten zijn aan het voortraject, namelijk het aan tafel krijgen van kandidaten. Als je niet de juiste kanalen of recruitment (marketing) strategie hanteert voor jouw doelgroep, dan blijft je pijplijn akelig leeg.
- Een hoge time to fill kost de organisatie meer dan je denkt. Zolang een functie openstaat, mis je productiviteit, loop je mogelijk omzet mis én komt er extra druk te liggen op je huidige team. Dat kan op zijn beurt weer zorgen voor verzuim en/of het tijdelijk extern inhuren van vervanging. Dat samen loopt flink in de papieren.
Redenen genoeg dus om serieus werk te maken van het verkorten van je time to fill!
7 praktische tips om je time to fill te verkorten
1. Voer zelf recruitment campagnes uit
Recruitment begint bij het bereiken en activeren van je doelgroep. Social media is een erg belangrijk kanaal bij het realiseren van wervingsdoelstellingen (Stand van Werven 2025) en dan is het wel zo lekker als je de social campagnes zelf kunt inrichten en monitoren. Het ellenlang op en neer mailen met een externe partij voor het publiceren van een campagne werkt namelijk enorm vertragend. Het is dan geen uitzondering dat je campagne pas een paar dagen of zelfs weken later live gaat.
Lees ook: 7x tijd besparen met recruitment marketing automation
Als je je laat ondersteunen door software, dan kun je snel en makkelijk zelf je recruitment campagnes uitvoeren. Laat die kandidaten maar binnenstromen!
2. Maak gebruik van AI
De toepassingen van AI in recruitment nemen alsmaar toe. Maak er gebruik van! AI-tools kunnen je bijvoorbeeld helpen bij:
- Het optimaliseren van je vacaturetekst
- Het aanmaken van diverse content variaties voor je campagnes
- Het samenvatten van gesprekken, bijvoorbeeld met de hiring manager en natuurlijk met kandidaten
- Het beantwoorden van vragen van kandidaten (check de MrWork Recruitment AI Assistant!)
En nog veel meer! AI kan je enorm veel tijd besparen én processen versnellen, zodat je binnen no time de vacature ingevuld hebt.
3. Manage de hiring manager
Als recruiter ben je je heel goed bewust van het belang van snelheid in het proces. Bij hiring managers is dat besef er nog lang niet altijd. Maak daarom bij de start van de werving concrete afspraken met de hiring manager. Binnen hoeveel dagen beoordeelt hij/zij sollicitanten? Op welke momenten wordt er ruimte vrij gehouden in de agenda voor gesprekken? Hoeveel gesprekken zijn er nodig? Zorg dat je zo min mogelijk tijd verliest gedurende het selectieproces door dit vooraf te tackelen.
Daarmee breng je niet alleen de time to fill naar beneden, je scoort ook punten bij kandidaten. Zij kunnen een vlot proces altijd waarderen.
4. Zet soft conversions in
De meeste kandidaten zijn er nog niet direct aan toe om te solliciteren. Slechts een paar procent van de mensen die je vacature bekijkt, reageert vervolgens op de functie. Dat is niet omdat de rest geen interesse heeft, vaker ligt het eraan dat ze nog vragen hebben of twijfelen over de juiste stap.
Met soft conversions – zoals een Whatsapp pop-up of het aanmelden voor een event – verleid je deze kandidaten om toch in actie te komen. Ze leggen contact en vanaf daar kun jij het overpakken. Je beantwoordt vragen, neemt twijfels weg en zorgt ervoor dat kandidaten steeds enthousiaster worden. En dan alsnog solliciteren.
Het effect? Je hebt veel sneller kandidaten in je pijplijn dan wanneer je blijft wachten op die ene kandidaat die net nu actief op zoek is.
5. Combineer gesprekken
Hoe meer gespreksrondes je inbouwt, hoe meer tijd de selectieprocedure vraagt. In iedere fase kan een kandidaat afhaken of worden weggekaapt door de concurrent, die wel lekker snel door het proces ging. Dat risico wil je zo klein mogelijk maken. Tegelijkertijd moet de selectie uiteraard zorgvuldig gebeuren.
Vaak kun je de time to fill toch verkleinen zonder in te leveren op kwaliteit, bijvoorbeeld door gesprekken te combineren. Wil je een kandidaat laten spreken met de hiring manager en later met een directe collega? Plan deze twee gesprekken dan achter elkaar, op dezelfde dag. Zorg dat HR paraat staat om na de gesprekken binnen 24 uur een voorstel de deur uit te doen. Zo sla je spijkers met koppen!
6. Automatische pre-screening
Een punt waarop heel veel tijd te winnen is, is de pre-screening. Je doet het als recruiter al erg goed als je kandidaten altijd binnen 24 uur opvolgt, maar je bent lang niet de enige als dat vaker niet dan wel lukt. Vervolgens moet je handmatig checken of de kandidaat aan de vereisten voor de vacature voldoet en ook dat kost opnieuw tijd.
Als je automations inzet voor de pre-screening, dan worden je kandidaten 24/7 direct opgevolgd en gekwalificeerd. Als recruiter weet je zo gelijk welke kandidaten het meest interessant zijn en kandidaten zijn blij, omdat ze snel weten waar ze aan toe zijn. Win-win dus!
“Dankzij automatische kwalificatie besparen we zo’n 90% tijd bij de eerste screening. En de kwaliteit van de instroom is ook nog eens gestegen.” – Recruiter bij een bureau dat werkt met RMA
7. Actieve talentpools
Dé manier om je time to fill drastisch te verlagen is met een betrokken talentpool. Niet zomaar een database met kandidaten waar je niets mee doet, maar een groep van talenten waarmee je regelmatig in contact bent, waarmee je een relatie hebt opgebouwd en die betrokken is bij jouw organisatie. Met zo’n talentpool heb je goud in handen, want bij een nieuwe vacature hoef je niet vanaf 0 het hele wervingsproces op te starten. De kans is groot dat je de best (wo)man for the job al kent!
Het effect van RMA op de time to fill
Veel van deze tips kun je toepassen door recruitment marketing automation (RMA) software in te zetten. Daarmee kun je zelf campagnes uitvoeren, soft conversions instellen, automatisch pre-screenen, in contact blijven met je talentpools en je laten ondersteunen door een AI Recruitment Assistant.
En dat zet zoden aan de dijk: organisaties die methodes hebben geïmplementeerd om een sterke talentpool op te bouwen hebben gemiddeld 6 dagen minder nodig om hun vacatures in te vullen dan organisaties zonder goede middelen hiervoor. (MrWork RMA Trends Rapport 2025)
En dan hebben we het nog maar over één van de zeven tips uit dit artikel. Omarm je RMA volledig? Dan keldert je time to fill pas écht. In ons onderzoek zagen we een verschil van 11 dagen tussen organisaties die nog geen idee hebben wat ze met RMA kunnen ten opzichte van organisaties die RMA volledig benutten (Time to fill van 26 dagen vs. 15 dagen).
De data spreekt voor zich. Hier moet je mee aan de slag om bij te blijven in de snelle recruitment wereld!
