Cijfers zijn maar cijfers, tenzij je er de juiste betekenis aan geeft, er leerpunten uit weet te halen en er slimme acties aan verbindt. In veel recruitment (marketing) tools vind je dashboards met data, maar waar kijk je naar? Welke KPI’s zijn het allerbelangrijkste? En hoe zet je deze KPI’s in om je succes te vergroten? In dit blog vind je 15 essentiële KPI’s waarmee je eenvoudig het succes van RMA meet.
Een overzicht van recruitment marketing KPI’s
Er zijn onwijs veel waardevolle KPI’s die je goede inzichten kunnen opleveren en waarmee je je recruitment strategie optimaliseert. In dit blog zetten we 15 belangrijke KPI’s voor het meten van recruitment marketing succes op een rij.
- CPM
- CTR
- CPC
- Conversie
- Cost per lead
- Cost per acquisition
- Channel effectiveness
- Quality of applicants
- Interviews per hire
- Sollicitatie-hire ratio
- Candidate NPS
- Aantal vacatures per fte
- Time to interview
- Time to fill
- Cost per hire
Lees snel verder om te zien hoe je deze KPI’s berekent en welke informatie de KPI je geeft.
KPI’s voor recruitment campagnes
De eerste fase in recruitment bestaat uit het aantrekken van talent en dat doe je met recruitment campagnes. Om de effectiviteit van je recruitment campagnes te meten en kanalen en campagnes te vergelijken, let je op de volgende data.
1. Cost per mille (CPM)
Bij awareness campagnes wil je bovenal je doelgroep bereiken en om te checken hoe succesvol je hierin bent, check je de cost per mille. (CPM)
CPM = (aantal weergaven / 1.000) / besteed advertentiebudget
Enkel naar het aantal weergaven of het bereik van een campagne kijken heeft weinig zin, omdat dit erg afhankelijk is van het advertentiebudget dat je hebt ingezet om die impressies te realiseren. Hoe meer budget, hoe hoger het bereik – over het algemeen. Door het aantal weergaven af te zetten tegen de kosten, kun je campagnes en kanalen goed met elkaar vergelijken.
2. Click through rate (CTR)
Bij vacature campagnes focus je op de kliks naar je werken-bij site. Die wil je natuurlijk zo hoog mogelijk hebben. Daarom is het nuttig om na te gaan hoeveel mensen daadwerkelijk doorklikken na het zien van je advertentie. Dat meet je met de CTR.
CTR = aantal kliks naar landingspagina / aantal weergaven x 100%
Overigens is de CTR ook voor awareness campagnes niet oninteressant. Je wilt met zichtbaarheidscampagnes namelijk niet enkel mensen bereiken, maar hen het liefst ook enthousiasmeren. Een klik op je advertentie is een indicatie dat men de content aantrekkelijk vindt en zegt dus iets over de mate waarin je je doelgroep enthousiasmeert. Geen verkeerde KPI om mee te nemen bij employer branding campagnes.
3. Cost per click (CPC)
Misschien is je CTR bij kanaal A veel hoger dan op kanaal B, maar kosten die klikken op kanaal A meer dan bij kanaal B. Om te bekijken via welk kanaal je nou het meeste kliks voor je geld krijgt, meet je de cost per click. (CPC)
CPC = besteed advertentiebudget / aantal kliks
Hoe lager je CPC, hoe meer kliks je kunt realiseren met je budget. Staar je dus niet blind op de CTR, maar check ook de CPC van recruitment campagnes.
Conversiegerelateerde KPI’s
Bereik en kliks zijn leuk, maar kandidaten, dat is waar het echt om draait. Daarvoor zet je recruitment marketing automation in. Je kunt daarom niet zonder deze conversiegerelateerde KPI’s.
4. Conversie
Met conversie meet je welk deel van jouw websitebezoekers daadwerkelijk in actie komt, bijvoorbeeld door te solliciteren.
Conversie op je werken-bij site = aantal mensen dat reageert / aantal bezoeken op je werken-bij site x 100%
Omdat slechts een klein deel van de beroepsbevolking actief werkzoekend is en de bereidheid om in een traditioneel sollicitatieproces te stappen erg laag is, zien we op veel werken-bij sites een schrikbarend lage conversie van 1% tot 3%. Om dit tij te keren, kun je gebruikmaken van zachte conversies. Dat zijn laagdrempelige acties die een bezoeker op je website kan ondernemen, zoals het aanmaken van een job alert, het starten van een WhatsApp gesprek of een ‘Bel mij-formulier’ invullen. Daarmee maak je het ondernemen van actie veel sneller, makkelijker en vrijblijvender en zullen meer kandidaten het eerste contact leggen. Zo is leadgeneratie tooling een ware conversiebooster!
Je kunt overigens ook de conversies van andere communicatiemiddelen dan je werken-bij site meten. Denk aan de conversie vanuit een Meta campagne of een vacatureplaatsing op een jobboard. Je berekent dan het aantal mensen dat reageert als percentage van het aantal weergaven van je Meta-advertentie of de vacaturepagina op het jobboard. Zo kun je verschillende communicatiekanalen goed met elkaar vergelijken.
5. Cost per lead
Ook hier geldt: hoe meer budget je vrijmaakt voor recruitment marketing, hoe groter de kans dat potentiële kandidaten (leads) zich melden via een chat pop-up op je site, advertenties met leadformulieren of WhatsApp advertenties. Om toch inzicht te krijgen in de uitgaven versus de opbrengsten, houd je een oog op de kosten per lead.
Cost per lead = besteed advertentiebudget / aantal leads
6. Cost per acquisition (CPA)
Om dezelfde reden als bij de cost per lead meet je de cost per acquisition (CPA), ofwel de kosten per sollicitatie. Hoe lager je CPA, hoe effectiever je recruitment marketing acties zijn.
CPA = besteed advertentiebudget / aantal sollicitaties
7. KPI’s voor de effectiviteit van kanalen
Social media campagnes, jobboards, je werken-bij site, sourcing, Google ads. Waarschijnlijk zet je het allemaal in om kandidaten aan te trekken. Maar welk kanaal presteert het beste? Door de channel effectiveness te meten, zie je dit direct.
Channel effectiveness = aantal gekwalificeerde kandidaten vanuit een specifiek kanaal / totaal aantal gekwalificeerde kandidaten
Daarnaast kun je alle bovengenoemde KPI’s heel goed gebruiken om kanalen onderling te vergelijken. Zo kun je ontdekken dat kanaal A misschien een lage CPC heeft, maar dat de conversie vanuit dit kanaal enorm achterblijft en de CPA daardoor uiteindelijk veel hoger is dan van andere kanalen. Op basis van dit soort inzichten kun je je budget optimaal verdelen tussen marketingkanalen.
Tot slot kan channel effectiveness een hele interessante zijn als je deze in verhouding zet tot de tijd die je aan de inzet van dat specifieke kanaal besteedt. Stel dat een recruiter één dag per week aan sourcing besteedt en hier 10 kandidaten per maand uit haalt. Diezelfde recruiter heeft 2 uur per week nodig voor het uitvoeren van social advertising en daar komen 14 kandidaten per maand uit voort. Een snelle rekensom laat zien dat social advertising naar verhouding veel effectiever is dan sourcing.
Channel effectiveness (time-based) = aantal gekwalificeerde kandidaten vanuit een specifiek kanaal per periode / benodigde tijd in uren aan dit specifieke kanaal per periode
KPI’s voor de kwaliteit van reacties
Het gaat niet alleen om de hoeveelheid kandidaten die je recruitment marketing oplevert, de kwaliteit van de reacties is net zo belangrijk. Als 90% van de sollicitanten niet door de eerste selectie komt, dan kost de afhandeling van deze reacties vooral tijd en levert het weinig op. Door scherp te zijn op KPI’s gericht op het meten van de kwaliteit van reacties voorkom je dit.
8. Quality of applicants
Om de kwaliteit van reacties van kandidaten te meten, kun je kijken naar het aantal kandidaten dat door de eerste selectie komt en dit afzetten tegen het aantal kandidaten in totaal. Dit geeft je een goed beeld of de kandidaten die je aantrekt goed scoren op de harde selectiecriteria, zoals opleiding, certificering of werkervaring.
Quality of applicants = aantal kandidaten dat door de eerste screening komt / totaal aantal kandidaten x 100%
9. Interviews per hire
Het voeren van gesprekken met kandidaten is essentieel voor het recruitment proces, maar het is voor recruiters, hiring managers en kandidaten tegelijkertijd erg tijdrovend. Als je erg veel interviews nodig hebt om een vacature in te vullen, dan kan dat duiden op een relatief hoog aantal niet-kwalitatieve reacties.
Interviews per hire = aantal gevoerde gesprekken met kandidaten / aantal aannames
Met een sterke employer branding strategie en de inzet van recruitment marketing automation verhoog je de kwaliteit van sollicitanten, omdat kandidaten jou als werkgever kennen, zich hiermee verbonden voelen en vanuit intrinsieke motivatie solliciteren. Zo trek je van nature de juiste mensen aan voor jullie organisatie.
Je kunt de interviews per hire ratio berekenen voor diverse afdelingen of locaties om zo onderlinge verschillen te ontdekken en verbeteringen door te voeren waar dat nodig is.
10. Sollicitatie-hire ratio
Net als bij interviews per hire geeft de sollicitatie-hire ratio een indicatie van de kwaliteit van sollicitanten. Als je veel sollicitanten moet afwijzen, dan is de kans groot dat je niet specifiek genoeg je doelgroep bereikt of enthousiasmeert. Zijn er veel kandidaten die tijdens het proces zelf afhaken, dan is dat een teken dat de opvolging te langzaam is of de candidate journey niet goed is ingericht. Idealiter is deze ratio dus zo laag mogelijk.
Sollicitatie-hire ratio = aantal sollicitaties / aantal aannames
KPI voor de kandidaatbeleving
11. Candidate NPS
Een positieve candidate experience is enorm belangrijk voor je recruitment succes, nu en in de toekomst. Kandidaten die een fijne ervaring hebben met solliciteren en het gehele proces dat volgt zullen vaker in dienst treden dan kandidaten die het te lang vinden duren, zich ongelijkwaardig behandeld voelen of een onpersoonlijke benadering ervaren. En die laatste groep, die vertelt veel eerder over hun negatieve ervaring dan de positieve groep. Dat heeft zijn uitwerking op je werkgeversimago en daarmee op je vermogen om personeel aan te trekken.
Om de kandidaatbeleving te meten, kun je gebruik maken van de NPS methode. (Net Promoter Score) In plaats van klanten te vragen of ze je zouden aanbevelen, vraag je dit nu aan kandidaten en in de context als werkgever. Daaruit rolt je Candidate NPS!
Candidate NPS = percentage promoters – percentage detractors
Met recruitment marketing automation kun je de candidate experience op diverse manieren verbeteren. Met leadgeneratie maak je je organisatie benaderbaar en voelt het proces gelijkwaardiger, dankzij automations kun je de opvolging versnellen en recruiters besparen veel tijd op routinematige taken en kunnen daardoor meer aandacht aan kandidaten besteden.
KPI om productiviteit te meten
12. Aantal vacatures per fte in recruitment team
Je zet recruitment marketing automation in om de juiste doelgroep te bereiken, de conversie te verhogen, de kandidaatbeleving te verbeteren en je talentpools te benutten, maar zeker ook om tijd te besparen onder recruiters en recruitment marketeers. Doordat de software veel werkzaamheden overneemt van het team, kun je met kleinere teams meer vacatures en recruitment campagnes aan. Voor inzicht in de productiviteitsverbetering die de inzet van RMA software realiseert, kun je kijken naar het aantal vacatures per fte in je recruitment team. Vergelijk de uitkomst met de vorige situatie (waarin je nog geen gebruik maakte van RMA software) om een reële inschatting te hebben van de productiviteitsverbetering.
Productiviteit recruitment team = aantal vacatures in behandeling / aantal fte dat aan deze vacatures werkt (recruiters en recruitment marketeers)
Overall KPI’s
Uiteindelijk draait het om twee dingen: tijd en geld. Met de volgende KPI’s meet je wat RMA software je uiteindelijk – onderaan de streep – oplevert.
13. Time to interview
Dit is de tijd die je nodig hebt om tot een eerste gesprek met een kandidaat te komen. Hoe korter dit is, hoe beter je de juiste kandidaten weet aan te trekken. Het zegt dus iets over de effectiviteit van je recruitment marketing en de efficiëntie in het proces.
Time to interview = het aantal dagen vanaf de vacatureplaatsing tot het eerste gesprek
14. Time to fill
De time to fill geeft aan hoeveel dagen het duurt vanaf de vacatureplaatsing tot aan het accepteren van een voorstel tot indiensttreding. Ook deze KPI geeft een indicatie van je vermogen om kandidaten aan te trekken, in actie te laten komen en een positieve candidate journey te bieden.
Time to fill = het aantal dagen vanaf de vacatureplaatsing tot de acceptatie van een voorstel tot indiensttreding
Deze KPI wordt regelmatig verward met de time to hire, maar de twee hebben een belangrijk verschil. Bij de time to fill begin je met tellen vanaf de start van de werving en bij time to hire kijk je naar de periode tussen een sollicitatie en de acceptatie van een voorstel. De time to hire zegt daarmee dus vooral iets over het sollicitatieproces, terwijl de time to fill ook meet hoe snel je kandidaten aantrekt.
15. Cost per hire
Last but not least: de cost per hire. Uiteindelijk wil je zoveel mogelijk vacatures invullen met goede kandidaten tegen zo min mogelijk kosten. Recruitment budgetten zijn niet oneindig en ook voor recruitment bureaus is de cost per hire relevant, want hoe lager de kosten, hoe hoger de marge.
Cost per hire = totale recruitmentkosten / aantal aannames
Neem zowel de directe kosten voor werving mee – zoals mediabudgetten, W&S fees, licenties voor recruitment software – als de indirecte kosten die met werving gepaard gaan. Denk daarbij aan de benodigde uren en loonkosten van recruiters en recruitment marketeers.
Bonus voor recruitment bureaus
Als recruitment bureau zijn er nog 2 KPI’s die je in de gaten wilt houden:
- Fill ratio = het aantal vacatures waarvoor je plaatsingen realiseert / het aantal vacatures dat je aanneemt x 100%
- Herplaatsingsratio = het aantal kandidaten dat je nogmaals plaatst na een eerste plaatsing / het totaal aantal geplaatste kandidaten x 100%
Deze KPI’s geven je inzicht in het succes van je gehele recruitment strategie en laten je zien of je slim gebruik maakt van talentpools.
Klein beginnen
Wil je het simpel en overzichtelijk houden, begin dan met deze 5 KPI’s:
- Conversie
- Sollicitatie-hire ratio
- Candidate NPS
- Time to fill
- Cost per hire
Vervolgens kun je je dashboarding steeds uitbreiden en meer waardevolle inzichten vergaren, zodat je aan de juiste knoppen draait om de beste resultaten te behalen.
Meten, evalueren en bijsturen
Uiteindelijk draait het atuurlijk niet om het meten van cijfers, maar om de transitie van cijfers naar inzichten en verbeteringen. Gebruik deze KPI’s om wervingsmethoden en -kanalen met elkaar te vergelijken en om veranderingen over tijd in kaart te brengen. Door periodiek te analyseren en bij te sturen wordt het werven van nieuwe medewerkers steeds sneller, makkelijker en betaalbaarder! In veel recruitment (marketing) tools vind je dashboards met data, maar waar kijk je naar? Welke KPI’s zijn het allerbelangrijkste? En hoe zet je deze KPI’s in om je succes te vergroten? In dit blog vind je 15 essentiële KPI’s waarmee je eenvoudig het succes van RMA meet.