Bij veel organisaties is het na de zomervakantie weer zover: jaarplannen maken en budgetten opstellen. Wil jij je recruitment strategie versterken met een innovatie, zoals de inzet van recruitment marketing automation software? Dan is dit hét moment om aan de voorbereiding te beginnen. Volg deze 3 stappen zodat je straks moeiteloos groen licht krijgt op jouw business case en van idee naar actie kunt gaan.
TLDR – Dit is hét moment om een recruitment innovatie voor volgend jaar voor te bereiden. Wil je bijvoorbeeld aan de slag met recruitment marketing automation? Dan moet je op tijd aanhaken bij de budgetrondes, intern draagvlak creëren en een business case bouwen die aansluit op de doelen van je organisatie. Je voorkomt verrassingen door relevante stakeholders tijdig te betrekken en je verhaal af te stemmen op de doelgroep. Vergeet niet om van jouw recruitment idee een gezamenlijk doel te maken, want dan is de kans groot dat het niet alleen bij een idee blijft, maar realiteit wordt.
Stap 1: Haak op tijd aan bij de budgetrondes
Eén van de hoofdredenen waarom goede ideeën toch regelmatig stranden is timing. Veel organisaties hebben vaste momenten voor het bepalen van jaarplannen en bijbehorende budgetten. Heb je dat niet goed in het oog en mis je dit moment? Dan vis je achter het net. Er zijn niet veel organisaties die buiten hun budgetrondes om nog een paar duizend euro hebben liggen voor andere ideeën of investeringen.
Zoek daarom uit wanneer er binnen jouw organisatie aandacht is voor jaarplannen en wanneer de budgetrondes plaatsvinden, zodat je ruim van tevoren aansluiting kunt zoeken met jouw idee om recruitment te verbeteren.
Stap 2: Verzamel interne ambassadeurs en creëer draagvlak
Stakeholder management is het volgende op je lijstje. Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met het bepalen van je stakeholders en hen informeren over je plannen. Dat hoeft overigens heus niet altijd tijdens een formeel overleg. Een kopje koffie waarin je iemand bijpraat kan al genoeg zijn om die persoon te betrekken bij je idee.
Tijdens het webinar ‘Budgetrondes als kans’ waarin Jaap (Sales Manager bij MrWork) en Robine (oprichter van Shared Marketing, een bedrijf dat werkgevers adviseert rondom employer branding en recruitment) praten over dit onderwerp, geeft Robine een heel belangrijk advies mee: “Als je mensen over het hoofd ziet, kan je plan – hoe sterk dit ook is – toch ineens niet doorgaan. Besteed dus veel aandacht aan het creëren van draagvlak. Stel jezelf daarbij de vraag: wie wordt er geraakt door de verandering die ik wil brengen en wie hebben er invloed op het besluit? Vergeet daarbij niet de personen die je nodig hebt om je idee tot uitvoering te brengen (zoals IT) of degenen die je plan kunnen blokkeren, zoals inkoop of legal.”
Door de juiste mensen in een vroeg stadium te betrekken voorkom je dat zij later voor je plan gaan liggen, bijvoorbeeld omdat ze geen tijd hebben voor de implementatie (IT heeft ook gewoon een jaarplanning waar je niet zomaar tussendoor kunt piepen) of omdat voor hen belangrijke zaken over het hoofd zijn gezien. Denk aan AVG-richtlijnen, de mogelijkheid tot single sign-on, tweefactorauthenticatie. Allemaal onderwerpen die jij als recruitment (marketing) manager misschien niet bovenaan je prioriteitenlijst hebt staan, maar die wel essentieel zijn om een ‘go’ te krijgen op jouw recruitment plan.
Je hoeft overigens niet bij de directie of het management te beginnen met je stakeholder management. Het helpt enorm als je eerst intern ambassadeurs creëert. Spreek met mensen die jouw idee snappen, vraag hen om feedback en vergroot daarmee de bewustwording over het probleem en hoe dit opgelost zou kunnen worden.
Robine voegt daar tijdens het webinar de volgende tip aan toe: “Je hebt interne ambassadeurs nodig, maar wees wel voorzichtig met het laten presenteren van je plan door anderen. Dit gebeurt nog weleens bij grote organisaties met veel hiërarchie, alleen je ziet dan toch dat er soms ruis op de lijn ontstaat. Jij zit immers helemaal in de materie, maar degene die je plan presenteert waarschijnlijk minder. Zorg er dus voor dat anderen het verhaal goed kunnen overbrengen of dat je zelf aan tafel zit.”
Stap 3: Maak een business case waar niemand omheen kan
Je bent op het juiste moment aangehaakt, hebt je stakeholders meegenomen in je idee en nu is het tijd voor de business case. Nog zo’n cruciaal moment dat bepaalt of je plan werkelijkheid wordt of in de ijskast gezet wordt.
Houd deze aandachtspunten in gedachten bij het maken van je business case:
- De onderbouwing van je business case moet gericht zijn op de ergste pijn. Waarom is deze innovatie nodig? Verwar het doel niet met de middelen. Zo is het inzetten van AI of andere tooling nooit een doel op zich. Het is een middel waarmee je een huidig probleem oplost. Neem dat probleem als uitgangspunt van je business case.
- Leg uit hoe je idee bijdraagt aan strategische doelen van de organisatie. Als één van de business doelen bijvoorbeeld groei in omzet en fte is, dan kun je uitleggen hoe je met jouw plan het werven van nieuwe medewerkers makkelijker maakt, waardoor die groei gefaciliteerd wordt. Door deze koppeling te leggen met organisatiedoelstellingen krijg je vooral bij het bestuur en management sneller de handen op elkaar voor je idee.
- Breng je verhaal tot leven. Vooral bij software is het voor veel stakeholders een soort van black box wat de tool nou precies doet en oplevert. Jij bent hier natuurlijk dagelijks mee bezig en voor jou is dit gesneden koek, maar voor anderen helpt het om met bijvoorbeeld een video of vliegensvlugge demo te laten zien waar je het nou daadwerkelijk over hebt.
- Draai het eens om en praat over de ‘damage of not investing’ (DONI). Waar staan we over een paar jaar als we dit nu niet doen? Heeft de concurrent dan een zodanige voorsprong opgebouwd qua employer branding dat wij veel lastiger aan personeel kunnen komen? Zijn we dan nog steeds genoodzaakt om met externe bureaus samen te werken, die hun tarieven steeds verder verhogen? De DONI is minstens net zo belangrijk als de ROI van de innovatie die je voorstelt.
- Je plan onderbouwen met cijfers is belangrijk, maar overspoel beslissers niet met details. Het is logisch dat je dieper in de KPI’s van je plan duikt als je met marketeers of recruiters praat, maar houd het bij het management of de directie vooral op de hoofdlijnen. Als je strooit met allerlei cijfers over bereik, CTR, CPC, Thruplays, conversie, etcetera, dan raak je hen kwijt in je verhaal en zien ze niet waar het echt om draait: een verlaging van de cost-per-hire bijvoorbeeld.
“Daarnaast is het in de grillige arbeidsmarkt van nu risicovol om verwachtingen te wekken met gedetailleerde KPI’s. Veel is gericht op de lange termijn (eerst zaaien, later pas oogsten) en cijfers kunnen daardoor anders uitpakken dan je nu denkt. Het zou kunnen dat je later verantwoording moet afleggen voor beloftes die niet gerealiseerd zijn, terwijl die niet zo relevant zijn voor het totaalplaatje.” – Robine de Graaf, oprichter Shared Marketing
Last but not least: iedere collega voelt dit
Het grote voordeel voor recruitment bij budgetrondes: het raakt de gehele organisatie. Hoe je het ook went of keert, iedereen heeft er belang bij dat vacatures snel worden ingevuld met goede kandidaten. Managers behalen hun doelstellingen enkel met talentvolle teams, medewerkers ervaren een hogere werkdruk als vacatures te lang onvervuld blijven en de directie ziet de kosten alleen maar stijgen als er (lang) onderbezetting is.
Kortom, jullie moeten het samen fixen! Iedereen plukt er de vruchten van als je recruitment goed op de rit hebt. Vergeet dit niet te benadrukken tijdens het bespreken van je recruitment innovatie.
Dus: zorg voor goede timing, draagvlak en een stevig verhaal, waar je iedereen onderdeel van maakt. Dan kun je volgend jaar wél aan de slag met die recruitment innovatie.
