Robine de Graaf, oprichtster van Shared Marketing, helpt organisaties hun werkgeversmerk van binnenuit te versterken. In dit artikel deelt ze hoe je een businesscase voor recruitmentinnovatie voorbereidt, stakeholders betrekt én scenario’s gebruikt om draagvlak te creëren.
Van strategie naar voorstel: zo doe je dat
Robine benadrukt dat elk plan moet voortkomen uit de jaarstrategie van de organisatie. “Het vertrekpunt is altijd de vertaling van de strategische doelen naar de organisatie. Niet per se alleen die van je eigen afdeling, daar gaat het vaak mis.” Hoe kun je dit dan wél goed aanpakken? “Lees het jaarplan door en citeer deze letterlijk in je voorstel, zodat directie en bestuur meteen herkennen dat het aansluit op eerder vastgestelde doelen. Dit creëert een stevig fundament: een ‘aha-moment’ waarin duidelijk wordt dat het voorstel niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van bredere organisatiedoelen zoals groei, concurrentiepositie of versterking van het werkgeversmerk.”
Stakeholders en politieke dynamiek
Volgens Robine draait het succes van een businesscase in sterke mate om vroegtijdige betrokkenheid van stakeholders. Stel jezelf twee vragen: ‘Welke mensen worden geraakt door de veranderingen, en wie heeft invloed op de beslissing?’ Door informele gesprekken te voeren met deze interne stakeholders verkrijg je inzicht in kansen en struikelblokken. Dit voorkomt dat iemand zich later buitengesloten voelt en weerstand biedt.
Politieke uitdagingen ontstaan vaak wanneer invloedrijke personen overgeslagen zijn, of wanneer korte-termijnkosten en lange-termijnwaarden botsen.
Tip!
Robine adviseert om bij de kosten-batenanalyse niet alleen te focussen op wat je nodig hebt, maar juist omgekeerd te denken: “Wat als we dit niet doen? Hoe staan we er dan over drie jaar voor?” Dit scenario-denken tilt de discussie van uitvoerbaarheid naar strategisch belang.
Essentiële onderdelen en de rol van data
In een businesscase mogen volgens Robine nooit ontbreken:
- Een duidelijke probleemstelling
- Een expliciete koppeling met organisatiedoelen
- Een kosten-batenanalyse met ‘one metric that matters’ ondersteund door een paar KPI’s
- Transparantie over onzekerheden
- Een plan voor stakeholderbetrokkenheid in een pilotfase
Over data zegt ze: “Data is vrij essentieel, maar je hoeft niet in alle KPI’s door te slaan. Houd het op de hoofdlijnen.” Ze gebruikt benchmarks en interne metrics om zowel het ‘wel doen’- als ‘niet doen’-scenario te onderbouwen, en is open over wat lastig meetbaar is. Die eerlijkheid wekt vertrouwen en voorkomt dat stakeholders later worden verrast.
Praktijkvoorbeeld: van weerstand naar pilot
Een concrete casus: een merkambassadeursprogramma van een flink bedrag op jaarbasis stuitte aanvankelijk op weerstand bij finance (hoge kosten) en ICT (tijd en energie voor implementatie). In plaats van direct grootschalige implementatie stelde Robine een pilot voor met dertig medewerkers via een online versie. “Door klein te starten en stakeholders zelf te laten ervaren, verander je weerstand in enthousiasme,” legt ze uit. ICT kreeg de tijd om de tool te verkennen, finance zag snel de toegevoegde waarde, en andere betrokkenen ervaarden zelf de voordelen. Na drie maanden waren de resultaten overtuigend en werd de businesscase vlot goedgekeurd.
Praktische tips en vooruitblik voor 2026
Samengevat: voor HR- en recruitmentprofessionals heeft Robine drie kernadviezen:
1. “Begin bij de strategie, niet bij het idee”
Lees eerst de organisatiedoelen en jaarplannen door voordat je een tool of initiatief kiest. Robine: “Vraag jezelf af: welk strategisch doel helpt dit voorstel te realiseren? Een wervingscampagne kan bijvoorbeeld niet losstaan van de groeidoelstelling voor nieuwe markten.” Door stukken uit het jaarplan te citeren en je voorstel expliciet te koppelen aan afgesproken prioriteiten, voelt je plan niet als een losstaand project, maar als een logisch vervolg op wat de organisatie al wil bereiken.
2. “Maak het meetbaar, maar houd het simpel”
Kies één centrale KPI die direct verband houdt met het strategische doel, en ondersteun die met een paar herkenbare KPI’s. Robine waarschuwt: “Te veel cijfers leidt af; besluitvormers willen helderheid over wat echt telt.” Stel bijvoorbeeld dat je de time-to-fill wilt verbeteren: dan kun je de gemiddelde dagen tot aan een aangenomen kandidaat als kern-metric nemen en de tevredenheid van hiring managers of candidate experience als ondersteunende indicator. Zo onderbouw je je businesscase goed zonder druk te zetten op uitvoerige datamonsters.
3. “Betrek stakeholders vroeg, met verschillende perspectieven”
Niet alleen directe collega’s, maar vooral degenen die invloed hebben of bezwaren kunnen hebben (finance, ICT, operationele afdelingen). Maak een eenvoudig stakeholderoverzicht, plan korte check-ins en verwerk hun feedback in je voorstel: mensen voelen zich gehoord en herkennen hun eigen zorgen terug in je plan. Robine waarschuwt dat een plan zelden ‘vanzelf spreekt’ voor anderen. Laat het daarom door relevante stakeholders reviewen: vraag expliciet waar onduidelijkheden of tegenargumenten zitten.
Voor een eerste businesscase adviseert ze bovendien: wees niet te bescheiden over het probleem en schets helder de consequenties van niet-investeren: “Als we dit niet doen, verzwakt onze positie en stagneren groeiprojecten.”
Omdat de krappe arbeidsmarkt richting 2026 onverminderd blijft, kun je groeidoelen en concurrentiedruk gebruiken als haakjes. Deze drie adviezen – strategisch starten, simpel meetbaar maken en brede, vroege stakeholderbetrokkenheid – helpen je plan overtuigender én robuuster te maken, met meer kans op goedkeuring en daadwerkelijke impact.
Over de expert
Robine de Graaf is oprichter van Shared Marketing en expert in employer branding en recruitmentstrategie. Ze helpt organisaties hun werkgeversmerk van binnenuit te versterken en vertaalt strategische doelen naar concrete, haalbare recruitmentinitiatieven. Met haar ervaring maakt ze complexe recruitmentvraagstukken overzichtelijk en werkbaar – altijd met oog voor impact en draagvlak binnen de organisatie.
