Talentpools. Er is al veel over gesproken in recruitmentland en vrijwel iedereen in het vak ziet de potentie, maar bij veel organisaties komt dit nog niet van de grond. De voornaamste reden? Er is geen strategie of tooling om structureel contact te onderhouden met kandidaten in de talentpool. Hoe pak je deze koe bij de hoorns en zorg je dat je wél alles uit je database haalt? Wij delen 7 praktische tips voor het heractiveren van jouw talentpool.
Snelle samenvatting
Veel organisaties hebben een database vol waardevolle kandidaten, maar benutten die nauwelijks omdat er geen strategie of tooling is om contact te onderhouden. Zonde, want met een betrokken talentpool verlaag je de time-to-fill en cost-per-hire aanzienlijk. Begin bij de basis: een prettige afwijzing en een duidelijke segmentatie van doelgroepen. Gebruik vervolgens slimme technologie om communicatie te automatiseren, engagement te meten en de juiste opvolging te triggeren. Deel content die écht aansluit bij de behoeften en timing van je doelgroep en houd een gezonde frequentie aan. Wie dit goed aanpakt, heeft goud in handen. Want met een kwalitatieve talentpool kun je sneller, goedkoper en beter werven.
Waarom talentpools zo waardevol zijn
Een database vol met kandidaten. Ex-medewerkers, referrals en kandidaten die tussentijds afhaakten of het net niet zijn geworden. Onbewust ken je als recruiter al een hoop mensen die in de toekomst weleens dé kandidaat zouden kunnen zijn voor een vacature. Alleen raakt dit talent vaak uit beeld, omdat het onmogelijk is om handmatig contact te onderhouden met de honderden of misschien wel duizenden personen in je ATS.
En dat terwijl in je database een potentiële goudmijn schuilt. Het MrWork RMA Trends Rapport 2025 laat zien dat je de time-to-fill met bijna 6 dagen kunt verkorten als je structureel bouwt aan je talentpools en de betrokkenheid hiervan. Daarnaast verlaag je je cost-per-hire drastisch, omdat je niet steeds opnieuw hoeft te investeren in het aantrekken van nieuwe kandidaten.
7 tips voor de heractivatie van talentpools
De wil is er, maar 9 van de 10 keer ontbreekt het nog aan een plan. Want hoe blijf je nou top-of-mind bij deze kandidaten? Wat voor content deel je in nurturing campagnes? En hoe vaak?
Talent nurturing is het warm houden van talentpools door consistent waardevolle content te delen.
Het allerbelangrijkste: je kunt dit niet alleen. Je hebt slimme technologie nodig ter ondersteuning, want anders wordt het een tijdrovende klus. En we weten allemaal: iets dat veel tijd kost en pas op langere termijn resultaten oplevert, wordt in de hectiek van de dag al snel opzij geschoven. Voor het nurturen van kandidaten (relatie opbouwen) op serieuze schaal kun je simpelweg niet zonder recruitment marketing automation.
1. Een prettige afwijzing
Je vult je talentpool met kandidaten die voor die ene vacature helaas net niet passen (maar wel potentie hebben voor andere rollen of in de toekomst), met referrals waarvoor je nu niet direct een baan hebt en medewerkers die je organisatie verlaten. Om ervoor te zorgen dat je een fijne relatie behoudt en mensen – ondanks dit minder leuke bericht – überhaupt onderdeel van je talentpool willen zijn, is het belangrijk om veel aandacht te schenken aan het brengen van deze boodschap.
Bij vertrekkende medewerkers kun je met exit interviews een luisterend oor bieden. Bij kandidaten hebben we het over een afwijzing. Wat daarbij altijd gewaardeerd wordt: een persoonlijke en oprechte afwijzing met onderbouwing. Leg zeker uit dat je in de toekomst kansen ziet en dat je daarom graag in contact wil blijven. Je kunt inspiratie halen uit de afwijzingsstrategie van Rituals, dat iedere afgewezen kandidaat een showerfoam aanbiedt. Zo maak je van de afwijzing geen definitief afscheid, maar een ‘tot ziens’!
2. Segmenteer op basis van candidate journeys
One size fits all werkt niet bij het nurturen van kandidaten. De ene generatie is de andere niet (denk aan de belangst van Gen Z) en ook op basis van senioriteitsniveau of levensfase zie je verschillende behoeften bij kandidaten. Zo hecht iemand met jonge kinderen meer waarde aan flexibele werktijden, terwijl een senior eerder let op pensioenopbouw.
Om hier goed op in te spelen, breng je eerst de candidate journeys van de verschillende groepen in kaart. Op basis daarvan segmenteer je je talentpool en pas je de communicatie aan op de verschillende segmenten.
3. Met verschillende kanalen in contact blijven
Het is verleidelijk om kandidaten te appen – omdat dit veel beter gelezen wordt dan e-mail – maar toch is dit volgens Jaap Konter, Team Lead Account Executives bij MrWork, niet verstandig: “Ik zou de communicatieflow met je talentpool starten via e-mail. Whatsapp wordt in deze fase soms als te opdringerig ervaren en daardoor loop je het risico op geïrriteerde reacties. Whatsapp contact in recruitment is zeker populair, maar kandidaten willen dit initiëren. Niet andersom.”
Het is juist slim om communicatiekanalen met elkaar te laten samenwerken. Heb je een mailtje gestuurd en zie je dat iemand een link heeft aangeklikt, dan zou je de opvolging heel goed via Whatsapp kunnen doen bijvoorbeeld. Iemand heeft dan al betrokkenheid getoond en staat waarschijnlijk open voor directer contact.
4. Gebruik engagement scores
Bijna elke recruiter en recruitment marketeer meet KPI’s als CTR, conversie en CPA, maar tussen het eerste contactmoment en solliciteren zitten veel meer stappen. Om goed inzicht te krijgen in de fase waarin een kandidaat in je talentpool zich bevindt, kun je engagement scores toekennen. Dit is een score – gebruikelijk is van 0 tot 100 punten – die weergeeft hoe betrokken een kandidaat is bij jouw organisatie.
Zo kun je punten toekennen aan het bezoeken van de website, het openen van mailings, het beantwoorden van appjes, het bekijken van video’s, het bijwonen van webinars of het aanmaken van een job alert. Vervolgens kun je automatiseringen inrichten die ervoor zorgen dat kandidaten met een hoge engagement score op de radar komen bij recruiters. Bijvoorbeeld doordat de recruiter de taak krijgt toegewezen om de kandidaat eens te bellen of doordat automatisch een bericht wordt verstuurd met een uitnodiging voor een evenement.
Zo krijg je meer grip op de mate van interactie in je talentpool en zie je direct bij welke kandidaten het ijzer heet genoeg is om te smeden.
5. Deel content die relevant is voor je doelgroep
De hamvraag bij het heractiveren van je talentpool blijft: “Wat ga ik dan concreet sturen?” Meestal komt men uit op nieuwsberichten en vacatures – gedacht vanuit wat relevant is voor de organisatie. Maar om echt succesvol te zijn met je nurturing strategie, kun je het beter omdraaien. Wat is interessant voor je doelgroep om te lezen? That’s where the magic happens!
Dit kun je alleen goed aanpakken als je je doelgroep kent en weet wat er bij hen speelt. Zet hun vragen, uitdagingen en behoeften centraal in je communicatieflow. Zo kun je inspelen op belangrijke momenten, zoals de periode van de jaarrekening voor accountants of tentamenperiodes van afstudeerders. Daarnaast kun je organisatienieuws delen, maar wel als dit van toegevoegde waarde is voor de kandidaat. Als jullie bijvoorbeeld met een nieuwe manier van roosteren werken die medewerkers meer flexibiliteit biedt, dan heb je een goed onderwerp te pakken.
6. Vind de juiste balans tussen consistentie en spammen
Hoe vaak je contact houdt met je talentpool, hangt van meerdere factoren af. Er zijn bepaalde momenten of triggers waar je content aan kunt koppelen, bijvoorbeeld na deelname aan een evenement. Stuur je minder tijdgevoelige berichten, dan kun je mikken op 1 keer per 3 tot 4 weken. Dat is genoeg om top-of-mind te blijven en voelt niet als spammen.
Uiteraard is het wel afhankelijk van hoe ‘warm’ je talentpool is. Als je engagement scores gebruikt, dan zou je ook op basis hiervan de frequentie kunnen bepalen. Bij een lage engagement score neem je minder frequent contact op dan bij een hoge betrokkenheid.
Het is in ieder geval belangrijk dat je consistent zichtbaar bent. Eerst wekelijks iets delen en daarna maanden niets laten horen, helpt je niet. De kunst zit ’m in die sweet spot: consistent zichtbaar zijn zonder op iemands zenuwen te werken.
7. Stuur niet teveel op conversie
Talent nurturing is iets van de lange adem. Het is niet zo dat de kandidaten een dag na je mailing ineens binnenstromen. (Mag wel, natuurlijk!) Bij het warm houden van een talentpool gaat het om het opbouwen van een relatie. Stap voor stap zorg je ervoor dat kandidaten de organisatie kennen en waarderen, zodat ze als eerste aan jou denken als ze op zoek gaan naar een nieuwe baan.
Dat betekent dat je niet te veel moet sturen op conversie. Die volgt later vanzelf. Probeer in je communicatie vooral waarde te delen, zonder direct te sturen naar een sollicitatie. Wel kun je op basis van klikgedrag een actiegerichte opvolging sturen of een Whatsapp pop-up op de landingspagina plaatsen. Dit kun je allemaal automatiseren, zodat het weinig tijd kost en je toch contact legt met kandidaten die klaar zijn voor een volgende stap.
De impact van een actieve talentpool
Als jij een goed gevulde talentpool weet op te bouwen met betrokken kandidaten, dan heb je goud in handen. Je hebt niet alleen verrijkte en up-to-date kandidaatprofielen in je talentpool, de kwaliteit hiervan is ook een stuk groter. Mensen die geen interesse (meer) hebben schrijven zich uit en je ziet direct wat de potentie is van je database. Jaap vertelt hierover: “Voor veel organisaties is het nu nog een black box wat ze kunnen met de kandidaten in hun ATS. Omdat er al zo lang geen contact is geweest, weten ze niet wat de potentie is van deze kandidaten. Door actief in contact te treden en blijven, vergroot je de kwaliteit van je database en heb je dit inzicht wel.”
Uiteindelijk kun je met een sterke talentpool veel sneller kandidaten aannemen of plaatsen, want je hoeft niet helemaal vanaf 0 te beginnen bij iedere vacature. Dat scheelt naast tijd ook een hoop geld. Je pijplijn is dan al gevuld met betrokken kandidaten – zonder campagnes, jobboards of sourcing. Dat is toch het droomscenario voor elke recruiter!
Gelijk aan de slag? Boek een demo van de MrWork recruitment marketing automation software – de manier om je talentpool (weer) tot leven te wekken!
