AB Werkt Zuid-Nederland bewijst de kracht van AI in recruitment: minder werk, betere matches

AB Werkt Zuid-Nederland levert het bewijs voor de impact van AI in recruitment. Dankzij hun slimme AI Agent Abbi wordt de pre-screening van kandidaten volledig automatisch opgepakt. Dat zorgt niet alleen voor blije kandidaten en recruiters – dankzij de snelheid van het proces – maar ook voor blije klanten. AB Werkt Zuid-Nederland kan zich door deze tijdbesparing namelijk nog beter focussen op het menselijk werk in recruitment: het maken van de beste match.

De kracht van samen

Nieuwe strategie, nieuwe technologie

AB Werkt heeft onlangs gekozen voor een nieuwe koers, waarbij één van de 6 pijlers gaat over blije klanten, leden, kandidaten en medewerkers. Een andere pijler draait om toekomstgericht werven. Uit deze nieuwe strategie volgde een andere manier van denken: in plaats van hun eigen processen centraal te stellen, gingen ze denken en handelen vanuit de kandidaten en klanten.

Patrick vertelt: “Voorheen was onze website heel statisch en ingericht op een manier die vooral voor onze recruiters handig was. Nu hebben we dit omgedraaid: wat is de beste manier voor onze klanten en kandidaten? En hoe kunnen we ons recruitment proces zodanig aanpassen om hen beter van dienst te zijn? Welke technologie hoort daarbij? Al snel kwamen we uit bij MrWork. Zij hebben de tooling en de know-how, plus een partnership met PADDAP: de partij die onze vacaturesite nieuwe stijl zou gaan bouwen.” De nieuwe weg die AB Werkt insloeg was dus vooral ingegeven door een koerswijziging en minder door een wens van recruiters. 

Ontmoet Abbi: de AI Agent van AB Werkt Zuid

De wens om anders te gaan werven heeft geleid tot een vernieuwende uitkomst: Abbi, de AI Agent van AB Werkt, handelt nu de gehele pre-screening van kandidaten af. Kandidaten solliciteren bij Abbi, waarna ze enkele vragen beantwoorden – bijvoorbeeld over beschikbaarheid en ervaring, maar ook over motivatie en drijfveren – en Abbi de kandidaat met alle informatie automatisch aanmaakt in het ATS. Kandidaten die niet door de pre-screening komen, worden vriendelijk afgewezen en komen niet in het ATS terecht.

“We zijn nog maar 3 maanden live met Abbi, maar de resultaten zijn nu al verbluffend. We krijgen enkel nog serieuze sollicitaties binnen, waardoor de data in ons ATS zuiver is en recruiters zich volledig kunnen richten op relevante kandidaten. Voorheen werkten we met een statische chatbot, maar dat leverde eigenlijk alleen maar problemen op. De reacties die we kregen waren vaak heel karig en er ontstond verwarring bij kandidaten, waardoor de helpdesk veel tijd kwijt was met alle vragen die binnenkwamen. We hebben de chatbot toen zelfs uitgeschakeld. Met onze AI Agent is het compleet anders. Ik sta ervan te kijken hoe slim onze nieuwe digitale collega is en hoe snel Abbi leert,” aldus Patrick.

De naam Abbi is overigens niet zomaar bedacht. Patrick vertelt: “Abbi was op ons intranet al een tool waaraan je vragen kon stellen en stond bij ons al te boek als een helpend handje. De eerste 2 letters komen overeen met onze bedrijfsnaam. Daarnaast is Abbi uit te spreken in allerlei talen (belangrijk in verband met ons internationale karakter) en is het geen naam die hoort bij een geslacht of cultuur. We vinden diversiteit en gelijkheid enorm belangrijk en zo was de keuze snel gemaakt: Abbi zou het worden!”

Voor AB Werkt is het van cruciaal belang dat hun AI Agent goed om kan gaan met meertaligheid. “Wij werven in allerlei landen en in diverse talen en bij de statische chatbot die we voorheen gebruikte, bracht dat uitdagingen met zich mee. Abbi past zich daarentegen moeiteloos aan de kandidaat aan. De tool kijkt onder andere op welke website (in welke taal) je je bevindt en naar de taalinstellingen van je telefoon om te achterhalen in welke taal de kandidaat wil communiceren. Zowel van onze internationale recruiters als niet-Nederlands sprekende kandidaten horen we terug dat de vertaling ontzettend sterk is,” vertelt Patrick enthousiast.

Van strategie naar actie: een supersnelle livegang

Op 1 april is AB Werkt samen met MrWork aan de slag gegaan met de ontwikkeling van de AI Agent. Op 30 juni was Abbi aan het werk. Patrick vertelt: “In 10 weken tijd gingen we van niets naar alles. Ongelooflijk snel! Ik moet bekennen dat het even spannend was. Er waren nog geen tientallen use cases van de AI Agent, maar we geloofden erin en waren bereid om de gok te nemen. We hebben met MrWork afgesproken dat we samen alles op alles zouden zetten om dit tot een succes te maken. En dat is meer dan gelukt!”

Maar van achterover leunen is geen sprake. AB Werkt wil Abbi blijven doorontwikkelen, samen met MrWork. “MrWork houdt ons erg scherp op het gebied van kansen en oplossingen. Ze denken actief mee, zijn razendsnel en blijven hun technologie verbeteren. De lancering heeft nu dan wel plaatsgevonden, maar dit is nooit af. Je kunt steeds nieuwe slimmigheden toevoegen of feedback van klanten en kandidaten verwerken. We zijn nu bezig om op basis van de antwoorden van een kandidaat vaardigheden te koppelen aan het profiel, zodat je daarmee beter kunt matchen. In deze doorontwikkeling trekken we echt samen met MrWork op. Zo behouden wij onze voorsprong in de markt en kan MrWork met deze praktijkcases andere klanten helpen,” geeft Patrick aan.

Kandidaten blij met meer snelheid en persoonlijk contact

Nu er 24/7 een digitale recruiter klaarstaat voor de kandidaten van AB Werkt, schiet hun tevredenheid over het proces pijlsnel omhoog. Patrick vertelt: “De beoordelingen van kandidaten laten een wereld van verschil zien. Waar we voorheen rond een karige voldoende bleven steken, geven kandidaten ons nu dikke complimenten voor het sollicitatieproces. Onze Google Reviews zijn van 2,7 sterren naar meer dan 4 sterren gegaan. Daar zijn we natuurlijk heel blij mee!”

Soms zie je bij recruiters nog wat terughoudendheid bij de inzet van AI in de communicatie met kandidaten, uit angst voor onpersoonlijkheid. Hoe kijken ze daar bij AB Werkt naar? “Wij zien juist het tegenovergestelde. We krijgen heel veel sollicitaties op een dag en in de oude situatie kwamen deze binnen met minimale informatie. Recruiters waren zeeën van tijd kwijt aan de pre-screening en slechts een klein deel van de kandidaten (zo’n 10%) bleek geschikt. Nu de pre-screening volledig geautomatiseerd plaatsvindt, kunnen recruiters de tijd nemen om uitgebreid in gesprek te gaan met de relevante kandidaten.

Recruiters blij met tijdwinst en kwaliteitsverbetering

De impact van deze nieuwe manier van werken is gigantisch groot voor het recruitment team. Enkele concrete resultaten:

• In de algemene mailbox komen 90% minder vragen of verzoeken binnen dan voorheen, omdat Abbi bijna alles geautomatiseerd afvangt.
• De gemiddelde tijd van sollicitatie tot contactmoment is verkort van 48 uur naar maximaal 4 uur (tijdens werkdagen en kantooruren).
• Elke recruiter bespaart uren per week doordat er geen handmatige pre-screening meer gedaan hoeft te worden.

Recruiters geven niet alleen aan dat hun werk leuker is geworden, maar zien bovendien hun succes toenemen dankzij deze technologie. De tijd die nu overblijft wordt namelijk gestoken in sourcing en een nog sterkere match. Patrick vertelt: “Voorheen hadden onze recruiters 0 ruimte om actief kandidaten te sourcen. Nu doen we dit wel voor bepaalde functies en we halen daar al veel resultaat uit. We komen nu in contact met latent werkzoekenden en hebben daarmee onze vijver om uit te vissen vergroot. Dat betekent dat we onze lat hoger kunnen leggen en opdrachtgevers enkel nog de allerbeste matches voorleggen. Het mes snijdt dus aan twee kanten!”

Meer dan een technologische innovatie

Abbi zorgt voor blije kandidaten, recruiters en opdrachtgevers, en daar blijft het niet bij. Abbi zet de hele organisatie in beweging. “Door deze technologie in te zetten is onze time-to-fill drastisch verlaagd, zelfs in deze krappe arbeidsmarkt. We zien dat we door deze snelheid dicht bij een kantelpunt komen – een situatie waarin we straks meer kandidaten dan vacatures hebben. We kunnen dan kandidaten al bij een opdrachtgever aanbieden nog voordat de vacature er is. Dat soort veranderingen raakt alles en iedereen binnen onze organisatie. We hebben dan wel een recruitment tool geïmplementeerd, maar het effect is veel groter dan dat. De sneeuwbal is gaan rollen en de ontwikkelingen volgen elkaar nu in hoog tempo op,” geeft Patrick aan.

Patrick sluit af met woorden waar onze MrWorkers erg blij van worden: “Ik vind de samenwerking met MrWork super. Ze hebben ons echt vooruit gebracht en samen blijven we verder groeien. Mooie verkoopverhalen schetsen is één, maar MrWork heeft de uitvoering en techniek ook super strak staan. Wat ze zeggen, realiseren ze ook. Vaak nog meer dan dat. Ze hebben mijn verwachtingen overtroffen!”