Stel je voor: na uren eindeloos scrollen zie je eindelijk je mogelijke droomjob voorbij komen en je besluit te solliciteren. Spoiler alert: dat blijkt nog niet zo eenvoudig. Je wordt doorverwezen naar een portal waar je eerst een profiel moet maken voordat je kunt inloggen om überhaupt te solliciteren, documenten moeten geüpload worden, referenties achtergelaten. Maar eigenlijk wil je alleen een gesprek om te kijken of deze baan daadwerkelijk goed bij je past. Als kandidaat is dit een frustrerend proces, maar voor de recruiter ook – jouw reputatie wordt er niet positiever door. En een negatieve sollicitatie-ervaring kan ertoe leiden dat potentiële kandidaten afhaken, of erger nog, dat ze hun negatieve comments online plaatsen. Volgens het Human Capital Institute deelt maar liefst 72% van de kandidaten hun slechte ervaringen online. Automatisering kan je een handje helpen om het wervingsproces voor de kandidaat zo soepel mogelijk te laten lopen. Hoe zorg je voor een experience die wél tot de verbeelding spreekt? Deze vijf factoren helpen je op weg:
- Directe communicatie en feedback
- Personalisatie op schaal
- Efficiënter sollicitatieproces
- Soepele onboarding
- Candidate nurturing
Directe communicatie en feedback
Radiostilte. Dát is één van de grootste frustraties van kandidaten. We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je solliciteert ergens en hoort vervolgens niets meer. Terwijl we vanuit het recruitmentperspectief best begrijpen dat het tijd kost om een zorgvuldige afweging te maken. Dit is precies waar automatisering om de hoek komt kijken. Recruitment automation tools zoals chatbots en geautomatiseerde e-mails maken het mogelijk om kandidaten meteen te informeren. Deze systemen kunnen vragen in real-time beantwoorden en kandidaten up-to-date houden over hun sollicitatiestatus. Hierdoor wordt de transparantie en de tevredenheid van de kandidaten aanzienlijk verbetert.
Tip: directe communicatie is goed, maar té veel communicatie kan ervoor zorgen dat kandidaten afhaken. Iedereen heeft wel eens gesolliciteerd op een functie om vervolgens overspoeld te worden met ongewenste e-mails. Zorg dat je timing precies juist is en de content inhoudelijk ook.
Personalisatie op schaal
Een positieve candidate experience valt of staat met personalisatie. Elke kandidaat wil zich gewaardeerd en erkend voelen, geen nummertje. Volgens de Society for Human Resource Management (SHRM) geeft 82% van de kandidaten aan dat de ideale interactie met een recruiter een mix is tussen technologie en persoonlijke, menselijke interactie. Met de hulp van data-analyse kunnen bedrijven gepersonaliseerde berichten bieden aan honderden of zelfs duizenden kandidaten tegelijkertijd. Denk aan gepersonaliseerde e-mails die afgestemd zijn op de specifieke interesses van de kandidaat of aanbevolen vacatures gebaseerd op hun vaardigheden. Automatisering maakt het mogelijk om op schaal een persoonlijke touch te geven.
Tip: te veel automatisering kan ervoor zorgen dat kandidaten hun interesse verliezen. Dus ook al is je messaging nog zo gepersonaliseerd, houdt het binnen de perken. Neem alleen contact op met de kandidaat wanneer dit een logische stap in het proces is.
Efficiënter sollicitatieproces
Een lang en ingewikkeld sollicitatieproces is niet alleen tijdrovend voor recruiters, maar ook voor kandidaten. Automatisering helpt bij het stroomlijnen van dit proces door taken zoals cv-screening, het inplannen van gesprekken en zelfs bepaalde vormen van eerste interviews te automatiseren. Dit versnelt niet alleen het proces, waardoor je als bedrijf sneller talent kunnen aantrekken, maar het verbetert ook de ervaring voor de kandidaat door onnodige wachttijden te schrappen.
Tip: test elke automatiseringsstap die je in je wervingsproces integreert – vanuit zowel het perspectief van de recruiter als de kandidaat – gedurende de volledige candidate journey. Zijn er stappen die je moet herzien of risico’s die je tegenkomt? Doe een grotere automation test met een groep interne medewerkers om resultaten te beoordelen. Fouten maken mag, maar doe het vooraf. Los ze vervolgens op en rol je automation dan pas uit voor een breder publiek.
Soepele onboarding
Ook later in de candidate journey, wanneer een kandidaat het aanbod accepteert, zijn er verschillende voordelen aan het gebruik van recruitment automation. Dit proces kan hun overgang soepeler en efficiënter maken, waardoor ze vanaf dag één operationeel kunnen zijn. Door het automatiseren van berichten die de nieuwe medewerker verwelkomen, voelen ze zich vanaf het begin meer betrokken en gewaardeerd. Bovendien kan het automatisch plannen van alle introducties ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers op de juiste wijze worden voorgesteld aan het bedrijf en de cultuur.
Tip: zorg ervoor dat de onboarding niet te overweldigend is. Automatisering kan helpen om informatie en taken geleidelijk aan te bieden, in plaats van alles tegelijkertijd. Dit helpt nieuwe medewerkers om zich niet overbelast te voelen en dit bevordert een positieve start van hun loopbaan bij jouw bedrijf.
Candidate nurturing
Niet alle kandidaten die solliciteren zijn direct een goede match, maar dat kunnen ze in de toekomst wel zijn. Automatisering helpt je om de communicatie met deze kandidaten te onderhouden. Stuur relevante vacature-updates of bedrijfsnieuws door, waardoor hun houding tegenover jouw bedrijf als positief ervaren wordt én je top-of-mind blijft.
Tip: benut de kracht van segmentatie om je communicatie nog relevanter te maken. Door kandidaten te segmenteren op basis van hun vaardigheden, interesses, of interactiegeschiedenis, kun je de inhoud van je berichten nog specifieker afstemmen. Dit toont aan dat je hun profiel echt hebt bekeken. Ook verhoogt het de kans dat ze betrokken blijven bij je bedrijf.
Conclusie
Kortom: automation kan een hele positieve uitwerking hebben op de candidate experience, mits je het goed aanpakt. Een efficiënter sollicitatieproces vermindert de stress en onzekerheid die vaak gepaard gaan met solliciteren, terwijl een naadloze onboarding ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers zich vanaf het allereerste moment gewaardeerd voelen. Lees hier wat de impact is voor recruiters.
